¿Cómo diseñar reuniones a las que tu equipo desee asistir?

Seis consejos esenciales que podrás implementar para diseñar reuniones y que todos quieran ir.


Hay muchos consejos de cómo hacer que las reuniones sean más eficientes y productivas. Y si bien es cierto que dirigir conversaciones deliberadas y centradas es fundamental para el desempeño de la organización, las reuniones no solo se tratan de entregar resultados. Hay otro resultado al que los líderes deberían prestar atención: crear una experiencia de calidad para cada participante. 

¿Qué es una experiencia de calidad en una reunión? Lo defino como cuando los empleados se van sintiéndose más conectados, valorados y satisfechos. Por supuesto, debes centrarte en lograr los resultados de la reunión, pero las reuniones reflexivas y productivas no tienen que estar en desacuerdo.

Fuente:Harvard Business Review

He trabajado con gerentes y líderes de proyectos para crear este tipo de experiencias. Comenzamos pidiendo a las personas que reflexionen sobre la mejor experiencia de su equipo y respondan dos preguntas: ¿Cómo se ve un grupo poderoso? ¿Qué significa ser poderoso en un grupo?

La segunda pregunta normalmente provoca respuestas como estas: 

• "Nunca dejé nada importante sin decir. Cuando hablé, sentí que me escuchaban y creí que lo que dije tuvo un impacto ".

• “Me sentí como si realmente fuera un miembro del grupo. Todos parecían genuinamente interesados el uno en el otro y en lo que estaba sucediendo en nuestras vidas ".

• "Sabía que agregué valor, tanto en las reuniones como fuera de ellas".

En otras palabras, cada reunión grupal se agregó a la experiencia de ser un miembro productivo y valioso del grupo.


Esto es lo que he visto hacer a los líderes para crear esa experiencia de calidad:

Trabaja duro para estar presente.

Tómate el tiempo adecuado para prepararte para que puedas estar disponible y atento antes y durante la reunión. Si llegas tarde debido a otra reunión o sigues pensando en cómo llevar a cabo esta reunión, estarás preocupado y no estarás realmente disponible para cualquiera que quiera conectarse.

La preparación te permite relajarte acerca de dirigir la reunión y prestar más atención a la "lectura de la sala", al darte cuenta de cómo las personas hacen mientras entran, y durante toda la reunión.

Demuestra empatía.

Las personas relacionan la atención con el cuidado: Tú atención importa. Observa, escucha, haz preguntas inteligentes y evita las distracciones y la multitarea. La empatía es una habilidad aprendida que puede practicarse simplemente dejando de lado tu teléfono y tu computadora de dos a tres horas cada semana y realmente escuchar a alguien. Las reuniones pueden ser tu principal lugar para perfeccionar esta habilidad.

Configura y administra la conversación. Pídele permiso al grupo para manejar deliberadamente la conversación. Es importante establecer algunas pautas sobre la distracción. Pidele a la gente que:

• Evite usar tecnología a menos que sea pertinente para los temas.


• Evite cualquier comportamiento que distraiga - verbal o no verbal.


• Escuche y respete a las personas cuando estén hablando. 


• Invite a otros a hablar si su punto de vista necesita ser escuchado. 

Incluye tiempo suficiente en cada tema para permitir una amplia participación.

Esto significa tener menos elementos de la agenda y más tiempo asignado a cada tema. Como objetivo, coloca un 20% menos de elementos en tu agenda y permite un 20% más de tiempo para cada elemento.

Fuente:http://bit.ly/2kGiYNa

Reduce la velocidad de la conversación para incluir a todos.

Me gusta la idea del cambio de turno social, donde se tiene una idea de quién ha hablado o no y si la conversación está siendo controlada o dominada por una o más personas. No es necesario que configures esto como una regla, pero puedes modelarlo como un estilo de conversación inclusivo, por lo que es más probable que las personas se den cuenta de quién no ha hablado todavía

Para implementar esta práctica, llama gentil y estratégicamente a las personas. Con suavidad, me refiero a hacerlo sentir y sonar como una invitación, no como un método para controlar la participación. Estratégicamente, quiero decir, reflexionar durante tu preparación, quién debe ser parte de la discusión de cada tema. Pregúntate:

• Quién sería genial para iniciar la conversación?


• Quien se ve afectado por los resultados, y por lo tanto, debe solicitar su opinión.


• Quien es más probable que tenga una visión diferente?


• Quiénes son las personas mayores que pueden sentir si estamos cometiendo un error o nos perdemos algo?

Verifique con la gente en momentos específicos.

Comience cada reunión con una pregunta: "¿Alguien tiene algo que decir o preguntar antes de comenzar?" Pregúntelo deliberadamente y con un tono que indique que esta conversación es importante para usted, y luego espera. Pausar transmite que no estás interesado en llegar a un lugar que no sea aquí mismo, en este momento, que esta conversación es importante. No estropee sus pausas haciendo comentarios sobre la falta de respuesta o la lentitud de una respuesta. La gente a menudo necesita unos momentos para reflexionar, encontrar algo que decir y pensar sobre la mejor manera de expresarlo. Solo espera.

Una vez que las personas se den cuenta de que estas dispuesto a hacer una pausa, se volverán más conscientes y cuando tengan una pregunta, no se preocuparán de que estén frenando la reunión.


Las conversaciones de alta calidad con una amplia participación permiten que las personas se conozcan entre sí de maneras que conducen a la amistad y la colaboración. Es el acto de estar con otras personas de forma atenta, una forma cuidadosa que nos ayuda a sentir que todos estamos en esto juntos, crear una experiencia de calidad en tus reuniones lleva tiempo, pero vale la pena.


Artículo Original en Ingles: http://bit.ly/2kFqdFe

Imagen Portada: http://bit.ly/2DyrhCK



"Somos una firma global de diseño centrada en inspirar a otros para que actúen y cambien su mundo"

Contáctenos